Backbone International zoekt een (Event) Operations Coordinator

Als Operations coordinator ben je verantwoordelijk voor een brede ondersteuning van onze producties waaronder de crewplanningen, zorg je dat (commerciële) afspraken correct zijn vastgelegd, bewaak je processen en deadlines en assisteer jij onze producenten bij hun voorbereiding. Je levert zichtbare meerwaarde voor je collega’s en onze producties door je proactieve houding, organisatorisch vermogen en het tijdig regelen van essentiële zaken. Dankzij jouw inzet verlopen producties soepel en kunnen onze producenten zich focussen op hun kerntaken – jij bent de onmisbare schakel achter de schermen in onze projectteams.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

Productievoorbereiding:

Je zorgt voor alle randvoorwaarden rond een productie, zoals personele planning, vervoer, catering, accreditatie, communicatie, overnachtingen, productiematerialen en materiaalverzekeringen. Je stelt briefings op, maakt afspraken met externe partijen en ondersteunt zowel op kantoor als incidenteel op locatie tijdens producties. 

Inkoop & budgetbewaking:

Je vraagt offertes op, onderhandelt met leveranciers en bewaakt het facilitaire deel van het budget. Voor het doorlezen van algemene voorwaarden draai jij je hand niet om en zorgt daarnaast voor het goed vastleggen van afspraken middels overeenkomsten. 

Compliance & veiligheid:

Je regelt de juiste documentatie rondom arbeid, veiligheid en wetgeving (zoals RI&E en arbeidsinspectievereisten). 

Communicatie & relaties:

Je bent aanspreekpunt voor interne en externe contacten, beheert inkomende communicatie en onderhoudt duurzame relaties met leveranciers en externe crew. 

Evaluatie & ontwikkeling:

Na afloop van producties initieer je evaluaties, leg je bevindingen vast en werk je actief aan je professionele ontwikkeling en vakkennis.