Vereiste ervaring
4 jaar
Opleidingsniveau
Geen
Standplaats
Rotterdam
Aantal uur / periode
24/40 uur per week
Salarisindicatie
Nader te bepalen
Fenix
In 2025 opent FENIX. Een museum? Ja, en nog veel meer. FENIX is een culturele plek in Rotterdam, Nederland, geïnspireerd op migratieverhalen van over de hele wereld. Over liefde en afscheid, over thuis komen en je thuis voelen, over het navigeren van identiteit of het zoeken naar geluk. Op dé plek van vertrek en aankomst.
Fenix zoekt een Medewerker Backoffice
Begrijp jij wat gastvrijheid inhoudt? Zie je het als een uitdaging om alles achter de schermen soepel te laten verlopen voor onze bezoekers, collega’s en partners? Wil jij meebouwen aan een nieuw museum in Rotterdam? Dan is Fenix jouw volgende halte!
Wat is Fenix? Op 16 mei 2025 opent Fenix. Fenix neemt je mee op reis langs hedendaagse kunst, geschiedenis, verhalen en smaken. Op dé plek van vertrek en aankomst, waar miljoenen Europeanen vertrokken en net zoveel mensen van over de hele wereld aankwamen. Team Fenix bouwt aan het eerste migratiemuseum ter wereld dat met een hedendaagse kunstcollectie laat zien dat migratie van alle tijden is. Wat doet het team hospitality?
Als medewerker backoffice ben je onderdeel van team hospitality. Fenix wil dat toekomstige bezoekers zich welkom, gezien en op hun gemak voelen. Op die manier kunnen zij de tentoonstellingen en het museum optimaal ervaren. Daarom staat gastvrijheidsbeleving bij Fenix centraal. Dit geldt zowel voor- als achter de schermen.
About the job
Als medewerker backoffice ben je onmisbaar voor de dagelijkse operatie. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je behandelt telefonische en digitale verzoeken van bezoekers, zoals vragen over tickets, verloren voorwerpen en ontvangen feedback. Daarnaast voer je receptiewerkzaamheden uit, waarbij je collega’s, zakelijke relaties en leveranciers verwelkomt. Je zorgt ervoor dat zij de juiste informatie krijgen en ondersteunt waar nodig. Je assisteert team hospitality met diverse organisatorische en administratieve taken, zoals het verwerken van gegevens, het beheren van documenten en het coördineren van logistieke zaken.
De werktijden van de backoffice zijn van maandag t/m zondag tussen 9.00 uur en 17.30 uur (op vrijdag tot 21.00). We houden rekening met een prettig en realistisch rooster. Je werkt binnen het team bedrijfsvoering en rapporteert aan de manager hospitality.
Jouw verantwoordelijkheden
- Bezoekersservice: Je behandelt feedback van bezoekers en onderneemt de juiste acties op basis van hun opmerkingen.
- Coördinatie met leveranciers en extern personeel: Je regelt toegang, wijst de weg en zorgt ervoor dat afspraken met externe partijen soepel verlopen.
- Administratieve ondersteuning: Je beheert de telefoon- en e-mailcommunicatie, behandelt verzoeken en vragen, en zorgt voor een juiste administratie van documenten en gegevens
- Ondersteuning van collega’s achter de schermen: Je ondersteunt collega’s bij uiteenlopende taken, van het bestellen van bloemen voor een jarige tot het klaarleggen van kleding voor nieuwe medewerkers.
- Signaleren en oplossen van problemen: Je signaleert mogelijke obstakels en lost deze tijdig op, zodat de operationele processen soepel blijven verlopen.
Dit is wie je bent
- Je hebt een gastvrije persoonlijkheid: verbindend, oprecht en hartelijk. Je krijgt energie van werken met mensen en met jouw open houding weet iedereen je te vinden.
- Je bent empathisch. Je kan je inleven in de bezoeker en je collega. Je begrijpt wat zij nodig hebben en wanneer.
- Je hebt oog voor detail en streeft naar kwaliteit in je werk.
- Je bent proactief en ziet wat op welk moment belangrijk is voor bezoekers en collega’s.
- Je bent zelfbewust en integer. Je weet waar je kracht ligt. Je bent eerlijk en blijft objectief.
- Je hebt oprechte interesse in migratie en cultuur
Dit is wat je krijgt
- Een unieke kans om deel uit te maken van een nieuw museum;
- Een veelzijdige functie binnen een dynamische en inspirerende organisatie;
- Een contract voor een jaar, met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren;
- Een salaris van maximaal € 3.250,- per maand op basis van 40 uur per week, exclusief 8% vakantietoeslag, afhankelijk van ervaring en kennis;
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling en reis- en onkostenvergoeding;
- Mogelijkheden voor training en ontwikkeling;
- Een gezonde, vegetarische lunch;
- Een extra vrije dag voor persoonlijke vieringen of culturele feestdagen;
- Onbeperkt toegang tot professionele begeleiding en content om aan je mentale welzijn te werken via OpenUp.
Fenix bouwt aan een organisatie die de culturele diversiteit van Rotterdam weerspiegelt en de kracht daarvan inzet. Onze vacatures staan open voor iedereen, ook voor mensen die minder ervaring hebben binnen de culturele sector.
Wil je reageren? Stuur voor 12 december 2024 een motivatiebrief en CV via de solliciteer pop up ter attentie van Diana Diniz. Vermeld in de onderwerpregel: medewerker backoffice.
Er worden twee sollicitatierondes gepland. De eerste ronde vindt plaats op maandag 16 december 2024. Tijdens een gesprek van 45 minuten maken we kennis en bespreken we jouw motivatie en vaardigheden. De tweede ronde is op donderdag 19 december 2024, waarin we dieper ingaan op de functie en jouw rol in het team.
Nog vragen? Heb je vragen over de functie, de sollicitatieprocedure of over Fenix? Neem dan contact op met Diana Diniz via nieuwebaan@fenix.nl.
Work Talks
Wil je een stap vooruit zetten in je carrière? Ben je op zoek naar meer dan alleen reguliere coaching? Bij ons, Vacature Via, kun je dan in gesprek met 1 van onze experts.
Is deze job
perfect voor
jou?
Klinkt deze functie als muziek in je oren en wil jij graag hier werken? Of ken jij iemand die perfect is voor deze job? Klik dan snel op een van de onderstaande buttons! #yousnoozeyoulose
Jammer, deze vacature is verlopen!
Je kunt niet meer reageren op deze vacature.
