Vereiste ervaring
3 jaar
Opleidingsniveau
Anders
Standplaats
Amsterdam
Aantal uur / periode
32 uur per week
Salarisindicatie
Nader te bepalen
Making Waves
Making Waves is een evenementenorganisatie die actief is in twee sectoren: de dance industrie en de theatersector. Binnen deze sectoren bezitten we verschillende merken, waaronder Cinema in Concert, ZeeZout, By the Creek en Ohm Festival. Ons hechte team, gevestigd in Amsterdam, werkt aan het creëren en organiseren van onvergetelijke ervaringen.
Making Waves zoekt Office/Community Manager
Making Waves zoekt een ervaren en enthousiaste Office/Community Manager om ons snel groeiende team te versterken. De functie zal voor 32 uur in de week zijn. Met het toenemende aantal evenementen hebben we iemand nodig die onze kantoor operaties soepel laat verlopen en een sterke ondersteunende rol speelt.
Making Waves is een evenementenorganisatie die actief is in twee sectoren: de dance-industrie en de theatersector. Binnen deze sectoren bezitten we verschillende merken, waaronder Cinema in Concert, ZeeZout, By the Creek en Ohm Festival. Ons hechte team, gevestigd in Amsterdam, werkt aan het creëren en organiseren van onvergetelijke ervaringen. Onze evenementen variëren van grote filmconcerten tot ouderwetse raves, van grote festivals tot clubshows. Ons team is gespecialiseerd in het ontwikkelen van de evenementen van A tot Z en biedt in-house productie, marketing en boekingen aan.
About the job
Als Community/Office Manager ben jij de onmisbare dirigent van onze organisatie. Je bent niet alleen het eerste aanspreekpunt voor collega's en klanten, maar ook de drijvende kracht achter soepel verlopende kantoor operaties en teamactiviteiten. Bovendien ondersteun je onze externe HR-manager bij HR-administratie.
Organiseren van kantoorwerkzaamheden:
- In algemene zin zorg dragen voor een gestroomlijnde werking van het kantoor, waaronder het ontwikkelen, verbeteren en implementeren van nieuwe en bestaande werkmethoden door procedures en standaarden op te stellen.
- Het verwerken van inkomende en uitgaande post.
- Het bestellen en organiseren van de dagelijkse lunch op kantoor.
- Aanspreekpunt zijn voor externe partners met betrekking tot kantoorondersteuning.
- Op verzoek ontvangen en verwelkomen van gasten, relaties en kandidaten.
Wervingsondersteuning en onboarden van nieuwe collega's:
- Plaatsen van vacatures, coördineren van sollicitatiegesprekken, fungeren als aanspreekpunt voor de kandidaten en het afhandelen van administratieve nazorg.
- Volledig onboarden van nieuwe collega's: van de administratieve processen daaromtrent tot de inrichting van de werkplek (hardware/software), de ontvangst op de eerste werkdag, het wegwijs maken in de organisatie (het ‘wie, wat, waar en hoe’) en het creëren van een comfortabele werkomgeving i.s.m. de manager.
HR-administratie:
- Bijhouden van verzuimadministratie (in NMBRS/Dot.web) en daarin een signalerende functie innemen.
Coördinatie en planning:
- Beheren van agenda's en coördineren van interne en externe vergaderingen.
- Het notuleren van interne vergaderingen, het noteren van actiepunten en controleren van de opvolging daarvan.
- Tijdig inplannen van de eindejaarsgesprekken met de medewerkers en daarin een sturende rol nemen.
Teamactiviteiten en bedrijfsuitjes:
- Organiseren van teamuitjes en borrels.
Voorraadbeheer:
- Aankopen, ontvangen en opslaan van kantoorbenodigdheden en apparatuur.
- Zorgen voor voldoende voorraadniveaus en kritisch zijn op de kosten door het vergelijken van prijzen of offertes voor inkoop.
Dit is wie je bent
Jij hebt een groot organisatorisch talent en sterke communicatieve vaardigheden. Je bent flexibel, betrouwbaar en gaat graag dat stapje extra. Positiviteit en een proactieve instelling kenmerken jou.
Jouw profiel:
- HBO werk- en denkniveau, verkregen via opleiding of aantoonbare ervaring. Opleiding in Office Management is een pluspunt
- 3-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Kennis van verantwoordelijkheden, systemen en procedures op het gebied van kantoorbeheer. Ervaring met NMBRS is een pré.
- Sterke organisatorische en planningsvaardigheden, het vermogen om gestructureerd te werken en deadlines te halen.
- Bedreven in Microsoft Office: Word / Excel
- Uitstekende communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden, toegankelijk en empathisch.
- Ervaring met het ontwikkelen van normen en procesverbetering.
- Oog voor detail.
- Proactief, ondersteunend, vindingrijk en creatief.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Dit is wat je krijgt
- Een dynamische werkomgeving in de evenementenbranche.
- De kans om als creatieve office manager een sleutelrol te spelen in onze groeiende organisatie.
- Een inspirerend en gepassioneerd team waar creativiteit en samenwerking centraal staan.
- Dagelijkse, uitgebreide lunch in onze kantine
- Toegang tot al onze evenementen
- Leuke borrels en werkuitjes
Hoe te solliciteren? Als jij enthousiast wordt na het lezen van de vacature en als je jezelf herkent in het profiel, nodigen wij je van harte uit om te solliciteren. Stuur je CV en motivatiebrief via de solliciteer button o.v.v. Vacature Office/Community Manager. Na je inzending hoor je zo snel mogelijk wat van ons.
Deze vacature loopt tot 1 september 2024.
Work Talks
Wil je een stap vooruit zetten in je carrière? Ben je op zoek naar meer dan alleen reguliere coaching? Bij ons, Vacature Via, kun je dan in gesprek met 1 van onze experts.
Is deze job
perfect voor
jou?
Klinkt deze functie als muziek in je oren en wil jij graag hier werken? Of ken jij iemand die perfect is voor deze job? Klik dan snel op een van de onderstaande buttons! #yousnoozeyoulose
Jammer, deze vacature is verlopen!
Je kunt niet meer reageren op deze vacature.
