Voor Stec Groep zijn wij op zoek naar een Management Assistent

In deze functie ben je een belangrijke spil in ‘t web van onze organisatie; de motor-olie van kantoor! Je biedt constante ondersteuning en assistentie aan de directie en onze adviseurs waar nodig, zodat zij efficiënt kunnen werken. Je bent dus flexibel en assertief, vooral omdat geen dag hetzelfde hoeft te zijn, waardoor ook je takenpakket hybride is.

Je belangrijkste taak is het redigeren van o.a offertes, rapporten en andere documenten, waarbij je strikt let op naleving van onze huisstijl, tekstindeling, grammaticale correctheid (spelling-check) en tone of voice. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken op ons kantoor. Dit omvat het beheren van de front desk, waar je zorgt voor (telefonische) bereikbaarheid en gastvrijheid voor klanten en relaties. Je houdt de kantoorruimtes representatief, bereidt ruimtes voor meetings voor, en regelt waar nodig catering. Verder beheer je de agenda's van directie en adviseurs, plant afspraken in, en regelt reserveringen voor restaurants en hotels. Overall bewaak je klantcontact en klanttevredenheid, en ben je scherp in het signaleren van kansen en mogelijkheden als het gaat om voor ons relevante voor aanbestedingen / tenders, en verstrek je hier intern de juiste informatie over zodat collega's hierop kunnen inspelen.

Waar liggen dus jouw verantwoordelijkheden?

• Redigeren: je taalvaardigheid is zo verfijnd dat zelfs de kleinste nuance niet aan je voorbijgaat.
• Frontdesk/receptie management
• Catering kantoor/reserveringen/vergaderruimtes
• Agendabeheer/afspraken inplannen
• Tijdschrijven, prospects, klantenbestand, LinkedIn, klanttevredenheid
• Backoffice beheer
• Tendermanagement / aanbestedingen