Quore Capital zoekt Office Manager

Je neemt verantwoordelijkheid en biedt ondersteuning waar dat nodig is. Jouw verantwoordelijkheid omvat onder meer agendabeheer, managementondersteuning, het aannemen van telefoontjes, bijhouden van vakantiedagen, lichte administratieve taken, mailboxen aanmaken, organiseren van diners & events en het klaarzetten van lunches (voor het team op maandag en voor lunchmeetings 1 à 2 keer per week). Kortom, je zorgt ervoor dat alles om te werken aanwezig is en op rolletjes verloopt. Je bent actief op de voorgrond (ontvangen van gasten en klanten) en zichtbaar en onzichtbaar op de achtergrond. Jij weet zowel intern als extern op welke knoppen je moet drukken om de dingen gedaan te krijgen. Kortom, eigenlijk pak je alles aan wat op je pad komt, jij regelt het wel!

Zo kan jouw werkdag er uit komen te zien (maar geen dag is het zelfde): Nadat je de kantoorsleutel hebt omgedraaid maak je een rondje door het kantoor. Je maakt de vergaderzaal alvast in orde voor het bezoek van 10.00 uur. Je verdeelt de post en verwerkt binnenkomende mailtjes. Na het checken van de agenda’s zet je enkele verzoeken uit, waaronder offertes voor een client event over enkele weken waarvan de organisatie in jouw handen ligt. Je luncht buiten kantoor met collega’s. Na de lunch check je de voorraad kantoor artikelen en help je een collega met het inbinden van presentaties voor een meeting. Daarna plan je meetings in in overleg met een assistent of office manager van een klant en van een advocatenkantoor. Je boekt vluchten en een hotel voor een aantal collega’s die over twee weken naar het buitenland gaan. Een meeting wordt ineens op het laatste moment gecancelled; jij zorgt dat iedereen meteen wordt geïnformeerd en plant in overleg direct een nieuwe datum in. Nadat je de planten water hebt gegeven en het kantoor tiptop achtergelaten hebt, stap je met een voldaan gevoel op de fiets.